Son Brull tiene un equipo grande, plantilla que rota con la temporada y la obligación legal de tener un canal de denuncias. Necesitaban un portal del empleado que funcionase de verdad — no una carpeta compartida ni un grupo de WhatsApp.
"Cada inicio de temporada incorporamos personal nuevo. La nómina de cada uno la pedía por WhatsApp. El canal de denuncias lo teníamos en papel en una carpeta. Necesitábamos organizarlo de verdad."
Son Brull
Hotel rural · Pollença, Mallorca
El problema
En hostelería, el equipo cambia con la temporada. Llegan trabajadores nuevos que hay que incorporar, hay que recopilar su documentación, explicarles los procedimientos internos y asegurarse de que están dados de alta antes de que empiecen. Todo esto ocurría en paralelo, a mano, muchas veces por WhatsApp, entre la persona de administración y cada trabajador individualmente.
Las nóminas se mandaban por email o se dejaban en recepción. Si alguien necesitaba la de tres meses atrás para un trámite del banco, llamaba. Si se cambiaba un procedimiento interno, se mandaba un mensaje al grupo — y quedaba enterrado entre conversaciones de turnos y peticiones de cambio de guardia. Y el canal de denuncias, obligatorio por ley desde 2023 para empresas de más de 50 trabajadores, vivía en un formulario de papel que nadie sabía muy bien cómo gestionar.
Son Brull no quería tecnología por la tecnología. Quería que cada trabajador tuviese un sitio donde encontrar lo suyo, y que el equipo de administración dejara de responder peticiones individuales que no deberían llegar.
"Inicio de temporada: diez incorporaciones en dos semanas. Cada una, su contrato, su documentación, sus credenciales. Todo a mano, todo por WhatsApp. Cada año igual."
— Son Brull, antes de activar el portal del empleadoLos cuatro pilares
Cuatro cosas que antes requerían la intervención de alguien en administración. Ahora el trabajador las resuelve solo — o el sistema las resuelve por él.
Cada trabajador accede a todas sus nóminas desde su portal. Las puede descargar en PDF cuando las necesita — para el banco, para un trámite, para lo que sea — sin pedírselas a nadie. Administración las sube una vez; a partir de ahí, el trabajador se gestiona solo.
Cuando llega alguien nuevo, el portal le guía paso a paso: qué documentos tiene que aportar, qué formularios rellenar, qué procedimientos internos leer. Sin que nadie tenga que explicárselo en persona. Administración ve en tiempo real qué pasos ha completado cada incorporación.
Los procedimientos, los avisos de temporada, los cambios de horario o cualquier comunicado interno viven en el portal — no en un grupo de WhatsApp donde se pierden. Cada trabajador puede consultarlos cuando los necesita. Y la empresa sabe quién los ha leído.
Obligatorio por la Ley 2/2023 para empresas de más de 50 trabajadores. El trabajador puede reportar cualquier situación irregular — con su nombre o de forma completamente anónima. La empresa recibe el aviso y puede responder sin conocer la identidad del denunciante.
El resultado
Antes
Las nóminas se pedían por WhatsApp. Las incorporaciones eran un caos de emails y documentos sueltos. Los comunicados internos se perdían en el grupo. Y el canal de denuncias era un formulario de papel en una carpeta que nadie sabía cómo gestionar.
Ahora
Cada trabajador descarga sus nóminas solo. Las nuevas incorporaciones siguen el proceso guiado desde el primer día. Los comunicados están siempre localizables. Y el canal de denuncias cumple la ley — con anonimato real, no sobre el papel.
0
Peticiones de nóminas por WhatsApp o email. El trabajador las descarga directamente cuando las necesita.
−80%
Tiempo dedicado a gestionar cada nueva incorporación. El proceso guiado lo lleva el trabajador desde el primer día.
Ley 2/2023
Canal de denuncias operativo y conforme a la normativa. Con anonimato garantizado, no un formulario en papel.
Portal del empleado en Afer
El portal del empleado va incluido en Afer. Cada trabajador tiene acceso a lo suyo — y el equipo de administración deja de responder peticiones que no deberían llegar.
